Integrit?t und Compliance

Gesch?ftliches Handeln im Einklang mit?gesetzlichen Vorschriften und internen Regeln ist fester Bestandteil der Unternehmenskultur bei ZEISS. Der Anspruch des Unternehmens, integer zu handeln, beruht auf den historisch gepr?gten Werten des Stiftungsunternehmens ZEISS.

Das Unternehmen steht für Integrit?t, der Kunden, Lieferanten?und Gesch?ftspartner vertrauen. Legalit?t, fairer Wettbewerb?und der faire Umgang mit Gesch?ftspartnern und Mitarbeitern?sind für das Unternehmen deshalb unverzichtbare Elemente?einer erfolgreichen Gesch?ftst?tigkeit. Hierfür ist eine offene und wertsch?tzende Unternehmenskultur entscheidend, die bei ZEISS neben einem wirksamen Compliance-Management-System dafür sorgt, dass Fehler benannt, aufgedeckt und korrigiert werden.

ZEISS Verhaltenskodex

Wie verhalte ich mich richtig? Der ZEISS Verhaltenskodex, erstmals ver?ffentlicht 2007, definiert als weltweit gültiger Verhaltenskodex das t?gliche Handeln aller Mitarbeiter. Er umfasst unter anderem Themen wie den fairen Umgang mit Kollegen und Gesch?ftspartnern, die Produktsicherheit oder den Umweltschutz und erkennt die internationalen Arbeitsstandards (ILO Standards) ausdrücklich an.

Nachfolgend steht der ZEISS Verhaltenskodex in verschiedenen Sprachen zum Download bereit:
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Compliance Management System

Grundlage des Compliance-Managements bei ZEISS ist der im Jahre 2007 erstmals ver?ffentlichte und regelm??ig aktualisierte Verhaltenskodex. Dieser beschreibt Risiken im gesch?ftlichen Handeln und gibt konkrete Verhaltensempfehlungen. Als Grundlage für das gesch?ftliche Verhalten ist der Verhaltenskodex für alle Mitarbeiter und Führungskr?fte der ZEISS Gruppe weltweit verbindlich. Er enth?lt Regelungen unter anderem zum Datenschutz, zur Produktsicherheit, zum Umweltschutz sowie zur Bek?mpfung von Korruption. Für alle im Verhaltenskodex angesprochenen Themengebiete existieren weiterführende Unternehmensrichtlinien.

Compliance ist bei ZEISS dreistufig organisiert: Auf Konzernebene sind der Chief Compliance Officer, der an den Konzernvorstand berichtet, und der Director Corporate Compliance für das Compliance-Management-System verantwortlich. Dieser Verantwortungsbereich beinhaltet die Konzeption des Compliance-Management-Systems sowie die Mitwirkung bei der Aufdeckung und Abstellung signifikanter, die Reputation der gesamten ZEISS Gruppe gef?hrdender Compliance- Verst??e. Jeder strategische Gesch?ftsbereich hat zudem einen eigenen Group Compliance Officer berufen, der die Compliance-Aktivit?ten des jeweiligen Bereichs und der dazugeh?renden Gesellschaften koordiniert. Darüber hinaus verfügt jede Einzelgesellschaft über einen lokalen Compliance-Officer, der vor Ort Ansprechpartner für Mitarbeiter und Management bei allen Compliance-relevanten Belangen ist und etwaige lokale Compliance-Verst??e aufkl?rt.

Der Vorstand und die Gesch?ftsführer der ZEISS Gesellschaften tragen die Gesamtverantwortung für regelkonformes Handeln bei allen gesch?ftlichen Aktivit?ten von ZEISS. Dazu z?hlt unter anderem die Einhaltung von umweltrelevanten Gesetzen, Datenschutz-, Zoll- und Exportkontrollbestimmungen sowie Vorschriften zur Arbeits- und Produktsicherheit.

Der Compliance-Management-Prozess

ZEISS unterteilt den Compliance-Management-Prozess in vier Phasen: Prevent, Detect, Respond und Correct.?

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1. "Prevent"

  • durch Schulungen der Mitarbeiter Compliance-Vorf?llen vorbeugen und diese vermeiden?
  • Mix aus Pr?senzveranstaltungen und modernen Lernformaten
  • verpflichtender Grundkurs Compliance/ZEISS Code of Conduct für ZEISS Mitarbeiter

2. "Detect"

  • Früherkennung von Fehlverhalten
  • Aufforderung an die Mitarbeiter, Compliancethemen zu melden

3. "Respond"

  • angemessene Reaktion auf individuelles Fehlverhalten
  • systematisches und einheitliches Vorgehen als oberste Priorit?t

4. "Correct"

  • m?gliche organisatorische und prozessuale Defizite durch Analyse aufzeigen
  • kontinuierliche Verbesserungen erzielen

Zusammenfassend k?nnen durch diese vier Phasen systemische Compliance-Verst??e verhindert, Fehlverhalten korrigiert und ggf. geahndet werden. "Zero Tolerance" versteht ZEISS als Verpflichtung, aufgedecktes Fehlverhalten in jedem Fall abzustellen und bei Bedarf Prozesse einzurichten oder nachzujustieren, um Wiederholungen auszuschlie?en.?

Compliance-Hinweise

Hinweisgebersystem

Alle ZEISS Mitarbeiter (auch Leiharbeiter) sowie alle externen Gesch?ftspartner sind aufgefordert, sich bei Compliance Fragen oder wenn der begründete Verdacht eines Compliance Versto?es besteht, zu melden. Bitte informieren Sie uns, sobald Sie aufgrund ernstzunehmender Hinweise eine Straftat, einen Gesetzesversto? oder einen Diskriminierungsvorfall für wahrscheinlich halten. Grunds?tzlich bitten wir, Meldungen m?glichst zuerst an Ihren ZEISS Ansprechpartner oder den zust?ndigen Compliance Officer zu adressieren. Wir nehmen jeden Hinweis ernst, und stellen durch ein systematisches Vorgehen die Bearbeitung jedes Hinweises sicher.

Sofern Sie es vorziehen, Beobachtungen oder vermeintliche Gesetzesverletzungen gegebenenfalls anonym über ein Hinweisgebersystem mitzuteilen, steht ihnen hier ein Link zur ?Integrity Line“ zur Verfügung. Dort k?nnen Sie - wenn gewünscht auch anonym – Ihre Meldung in verschiedenen Sprachen mitteilen.

In jedem Fall sichern wir eine streng vertrauliche Handhabung Ihres Hinweises zu, unabh?ngig davon, ob Sie den Hinweis offen oder anonym übermitteln.

Im Zuge von Ermittlungen kann es jedoch nie ausgeschlossen werden, dass man vermuten kann, von wem die Hinweise stammen. Deshalb verpflichtet sich das Unternehmen, gutgl?ubige Hinweisgeber vor m?glichen Nachteilen zu schützen. Dies gilt allerdings nicht für b?sgl?ubige Anschuldigungen, also Vorwürfe, die erkennbar falsch sind oder mit dem Ziel, jemandem zu Unrecht zu schaden, erhoben werden. Diese Art von Hinweisen verdienen keine Aufmerksamkeit und derartige Hinweisgeber keinen Schutz.

Bis zum Abschluss der Ermittlungen, die aufgrund von Hinweisen eingeleitet werden, gilt für alle Beschuldigten die Unschuldsvermutung. Auch das geh?rt zu einem fairen Umgang miteinander.

Weitere Informationen zum Thema erhalten Sie in nachfolgenden FAQs, sowie auf der Integrity-Line Seite.

1. Was sollte ich melden?

Erkenntnisse oder Beobachtungen über einen m?glichen oder tats?chlichen Versto? gegen das Compliance-Gebot. Damit sind alle Handlungen gemeint, die geltendes Recht oder interne Vorschriften wie den Verhaltenskodex verletzen bzw. verletzen k?nnten oder in grobem Widerspruch zu ethisch gebotenem Verhalten stehen oder stehen k?nnten. Dabei ist es unerheblich, wie die Kenntnis oder der Verdacht entstanden sind, ob durch eigene Beobachtung, einen anonymen oder offenen Hinweis oder durch blo?en Zufall.?

Von besonderer Relevanz sind Vorg?nge, die auf eine strafbare Handlung (z. B. Diebstahl, Betrug, Untreue, Bestechung, Umweltstraftaten, Verletzung von Gesch?ftsgeheimnissen, Diskriminierung etc.) oder auf einen vors?tzlichen, systematischen Versto? gegen geltende Regeln hindeuten (z. B. die dauerhafte Nichteinhaltung von Fertigungs- oder Sicherheitsstandards). ?

2. Wann sollte ich einen Verdacht/Vorfall melden?

Immer dann, wenn ein objektiv und vernünftig denkender Mensch aufgrund ernstzunehmender Hinweise einen Versto? als gegeben sieht oder aber für hinreichend wahrscheinlich h?lt (gutgl?ubiger Hinweisgeber).?

Eine Meldung darf nicht aus subjektiven Motiven wie Rachsucht o. ?. erfolgen. Dies ist der Fall, wenn kein Anhaltspunkt für einen Versto? vorliegt.

3. Was geschieht mit meinem Hinweis?

Die verschlüsselten Daten laufen nicht über einen ZEISS Server sondern einen sicheren Server des Integrity-Line-Anbieters. Sobald Ihre Meldung dort eingeht, wird eine automatische Benachrichtigungs-Email an den Chief Compliance Officer und den Director Corporate Compliance verschickt. Nur diese k?nnen sich einloggen und haben Zugriff auf die Meldungen.

Auf der Grundlage dieser Inhalte, also Ihrer Hinweise wird dann der Sachverhalt, gegebenenfalls unter Einbeziehung entsprechender Fachabteilungen aufgekl?rt. ?

4. Bleibt mein Hinweis wirklich anonym?

Die verschlüsselten Daten laufen nicht über einen ZEISS Server sondern einen sicheren Server des Intergrity Line-Anbieters EQS. Ihr über die Website abgegebener Hinweis bleibt anonym, es sei denn Sie haben sich dort für die Nennung Ihres Namens entschieden.?

Die Integrity Line erm?glicht anonyme Kommunikation über eine verschlüsselte Verbindung. Bei der Nutzung werden Ihre IP-Adresse und Ihr derzeitiger Standort zu keinem Zeitpunkt gespeichert. Nach dem Absenden eines Hinweises erhalten Sie einen pers?nlichen Code und vergeben sich ein Passwort. Mit diesen Zugangsdaten zur Integrity Line k?nnen Sie weiterhin geschützt mit den verantwortlichen Personen bei der Carl Zeiss AG kommunizieren.?

5. Bleibt meine Anonymit?t w?hrend der Ermittlungen geschützt?

Wir sichern allen Hinweisgebern zu, ihr Anliegen streng vertraulich zu behandeln. Bei allen Ermittlungen oder Meldungen achten wir darauf, dass Anonymit?t – sofern gewünscht - gewahrt bleibt.

Im Zuge von Ermittlungen kann es jedoch nie ausgeschlossen werden, dass der Betroffene vermuten kann, von wem die Hinweise stammen. Deshalb verpflichtet sich das Unternehmen, gutgl?ubige Hinweisgeber vor m?glichen Nachteilen zu schützen. Dies gilt allerdings nicht für b?sgl?ubige Anschuldigungen, also Vorwürfe, die erkennbar falsch sind oder mit dem Ziel, jemandem zu Unrecht zu schaden, erhoben werden. Diese Art von Hinweisen verdienen keine Aufmerksamkeit und derartige Hinweisgeber keinen Schutz.

Deshalb toleriert ZEISS keine Benachteiligungen oder Sanktionen gegen Mitarbeiter, die in gutem Glauben auf einen m?glichen Versto? gegen den Verhaltenskodex hingewiesen haben. Wir werden den gutgl?ubigen Hinweisgeber aktiv vor Nachteilen schützen.

6.?Wie wird Datenschutz gew?hrleistet?

Wir nehmen den Schutz von personenbezogenen Daten sehr ernst. Die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften stellen wir durch entsprechende technische und organisatorische Ma?nahmen sicher. Die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Carl Zeiss AG. Die Ansprechpartner für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie unter dataprivacy .internal @zeiss .com. über diese Kan?le k?nnen auch die entsprechenden Betroffenenrechte zum Datenschutz ausgeübt werden.

Die technische Umsetzung der Integrity Line erfolgt in unserem Auftrag durch die EQS Group AG, Karlstra?e 47, 80333 München, Deutschland (?EQS“). Mit EQS wurden spezielle Regelungen zum Datenschutz vertraglich vereinbart. Die Integrity Line erm?glicht es Ihnen, mit uns in Verbindung zu treten und m?gliche Hinweise zu Compliance- und Rechtsverst??en zu melden. Hierbei steht für uns die Vertraulichkeit der von Ihnen gemachten Angaben an erster Stelle.

Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten werden auf einer besonders gesicherten Datenbank von EQS gespeichert. S?mtliche auf der Datenbank hinterlegten Daten werden von EQS nach dem aktuellen Stand der Technik verschlüsselt. Eine Einsichtnahme der gespeicherten Daten ist ausschlie?lich durch speziell hierfür autorisierte, verantwortliche Personen bei der Carl Zeiss AG oder Administratoren bei EQS m?glich. Alle zur Einsichtnahme speziell autorisierten Personen sind ausdrücklich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Die verantwortlichen Personen bei der Carl Zeiss AG überprüfen die von Ihnen gegebenen Hinweise und werden bei entsprechendem Anlass weitere Untersuchungen zu dem Sachverhalt vornehmen. Hierbei kann es vorkommen, dass wir Rückfragen an Sie haben. Bei anonymen Hinweisen nutzen wir dafür die Kommunikation über den "Safe Channel" der Integrity Line.

Diese Nutzung ist ohne die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten m?glich. Sie k?nnen jedoch freiwillig Angaben zu Ihrer Identit?t machen. In diesem Fall erkl?ren Sie sich mit der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten einverstanden. Auch in diesem Fall besteht unsere umfassende Verpflichtung zur Vertraulichkeit. Die Angaben zu Ihrer Identit?t werden ausschlie?lich von der Carl Zeiss AG verarbeitet.

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für die Bearbeitung der Hinweise erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Anschlie?end werden s?mtliche personenbezogenen Daten gel?scht oder anonymisiert. Für die technische Umsetzung übertragen wir personenbezogene Daten in dem oben beschriebenen Umfang an EQS. Hierfür haben wir eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung zur Sicherstellung des Datenschutzes mit EQS abgeschlossen.?

7. Mache ich mich mit der Meldung zum Denunzianten?

Nein, im Gegenteil. Halten Sie sich bitte vor Augen, dass Regelverst??e unser das Unternehmen gef?hrden. Straftaten gegen Unternehmenswerte, wie zum Beispiel Diebstahl oder Untreue, sch?digen uns alle. Straftaten wie Korruption, Kartellverst??e oder Umweltstraftaten, die mit hohen Strafen für das Unternehmen geahndet werden k?nnen und unsere die Reputation nachhaltig besch?digen, gef?hrden die wirtschaftliche Situation unseres des Unternehmens und damit letztlich auch die Sicherheit unserer der Arbeitspl?tze.

Aber auch Verst??e wie Mobbing, Bel?stigung oder Diskriminierung am Arbeitsplatz haben für die betroffenen Mitarbeiter und die betroffene Abteilung einschneidende nachteilige Folgen. Deshalb ist es kein Denunziantentum, sondern im Interesse von uns allen, wenn Missst?nde oder der Verdacht von rechtswidrigem Verhalten unverzüglich gemeldet werden. Wegsehen aus Angst ist der falsche Weg! Die Meldung eines Verdachts/Vorfalls ist Ausdruck gelebter Zivilcourage!

8. Hat mein Hinweis unmittelbare Konsequenzen für den Betroffenen?

Bis zum Abschluss der Ermittlungen, die aufgrund von Hinweisen eingeleitet werden, gilt für alle Beschuldigten die Unschuldsvermutung. Auch das geh?rt zu einem fairen Umgang miteinander.

9. An wen kann ich mich sonst bei einem Verdacht/Vorfall wenden?

Grunds?tzlich sollten Sie sich bei jeder Kenntnis oder beim Verdacht eines Versto?es gegen gesetzliche oder unternehmensinterne Regelungen zun?chst an Ihren ZEISS Ansprechpartner wenden. Wenn dieser Weg unangebracht erscheint (weil z.B. der Verdacht besteht, dass der Ansprechpartner in den Vorfall verwickelt sein k?nnte), wenden Sie sich bitte an Corporate Compliance.

ZEISS Policy

Die ZEISS Policy beschreibt das Verst?ndnis von ZEISS zu diesen Kernthemen:

  • Marke ZEISS, Produkte & Kundenzufriedenheit
  • Mitarbeiter, Gesundheitsschutz & Arbeitssicherheit
  • Compliance & gesellschaftliche Verantwortung
  • Externe Beziehungen, Partner & Lieferanten
  • Umweltschutz & Energieeffizienz
  • St?ndige Verbesserung & Zielsetzung

Compliance ist dabei ein unverzichtbarer Bestandteil, dem jedes gesch?ftliche Handeln zu entsprechen hat.

ZEISS Policy_2018_A4_DE_90_050_0011I

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Weitere Informationen finden Sie im aktuellen Nachhaltigkeitsbericht.

Bei Fragen oder Anregungen zu Nachhaltigkeit bei ZEISS schreiben Sie uns gern: respons ibility @zeiss .com

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